Αταξία δεν σημαίνει έλλειψη τάξης, αλλά παρουσία μιας βαθύτερης, πιο περίπλοκης δομής.
Κάποτε, στην Opticom, μια εταιρεία που το 2000 πούλησα στον όμιλο του Γερμανού, ένα ολόκληρο γραφείο έψαχνε ένα τιμολόγιο. Συρτάρια, φάκελοι, ντουλάπες, νευρικά τηλεφωνήματα. Ήταν η εποχή πριν από το paperless office, τότε που ένα χαρτί που χανόταν ήταν πραγματικά χαμένο.
Εγώ άπλωσα το χέρι στη στοίβα του γραφείου μου, εκείνη που όλοι κοίταζαν με συγκατάβαση, και το τράβηξα από τη μέση. Χωρίς δεύτερη σκέψη. Μου το είχαν φέρει κάποτε για υπογραφή· το υπέγραψα και το «αρχειοθέτησα» εκεί, ανάμεσα σε δεκάδες άλλα έγγραφα.
Αταξία; Ναι. Χάος; Καθόλου. Η αταξία είναι μια τάξη που δεν φαίνεται απ’ έξω· έχει κανόνες, αλλά τους γνωρίζει μόνο όποιος τη δημιούργησε. Η στοίβα μου είχε λογική, σχεδόν γεωλογία. Ένα μόνο πράγμα δεν είχε: δεύτερο αναγνώστη.
Αν κάποιος καλοπροαίρετος συνεργάτης αποφάσιζε να τη «συμμαζέψει», θα την κατέστρεφε. Το ίδιο τιμολόγιο θα γινόταν αδύνατο να βρεθεί, ούτε καν από μένα. Οι συνεργάτες μου χρειάστηκαν πολύ καιρό για να συνηθίσουν αυτή τη μορφή (μη) οργάνωσης. Και, για να είμαι δίκαιος, δεν είχαν άδικο που ανησυχούσαν.
Η επιστήμη με δικαιώνει, έστω εν μέρει. Σε πειράματα της ομάδας της Kathleen Vohs στο Πανεπιστήμιο της Μινεσότα, όσοι κλήθηκαν να βρουν νέες χρήσεις για μπαλάκια του πινγκ πονγκ σε ακατάστατο δωμάτιο έβγαλαν τον ίδιο αριθμό ιδεών με όσους βρίσκονταν σε τακτοποιημένο, όμως ανεξάρτητοι κριτές βαθμολόγησαν τις ιδέες τους ως πιο ενδιαφέρουσες και δημιουργικές. Το ίδιο πείραμα, πάντως, έδειξε και την άλλη όψη: στο καθαρό δωμάτιο οι συμμετέχοντες έδωσαν περισσότερα χρήματα για φιλανθρωπικό σκοπό και προτίμησαν συχνότερα το μήλο από τη σοκολάτα. Η αταξία γεννά ιδέες. Δεν γεννά απαραίτητα συνεργασία.
Και αυτό το έμαθα με τον δύσκολο τρόπο.
Όταν η αταξία των 11 συνάντησε τους 67
Η στοίβα δεν κλιμακώνεται. Όσο ήμασταν 11, το σύστημα «ρώτα τον Δημήτρη» λειτουργούσε. Όταν γίναμε 67, κατέρρευσε, γιατί είναι αδύνατο να περνούν όλα από έναν άνθρωπο. Η προσωπική μου τάξη, που ήταν το πλεονέκτημά μου, είχε γίνει το στενό πέρασμα από το οποίο έπρεπε να στριμωχτεί ολόκληρη η εταιρεία.
Το πρόβλημα δεν ήταν ότι είχαμε πάψει να είμαστε οργανωμένοι. Ήταν ότι εξακολουθούσαμε να χρησιμοποιούμε μια μορφή οργάνωσης που είχε σχεδιαστεί, χωρίς καν να το καταλάβουμε, για μια πολύ μικρότερη ομάδα.
Κάναμε τότε ό,τι κάνει κάθε εταιρεία που τρομάζει: πήγαμε στο άλλο άκρο. Διαδικασίες, έντυπα, εγκρίσεις, διαδικασίες για τις διαδικασίες. Και κάποια στιγμή κάναμε τον λογαριασμό. Η οργάνωση κατανάλωνε περισσότερες ανθρωποώρες απ’ όσες κατανάλωνε το «χάος» που ήρθε να θεραπεύσει. Η θεραπεία αποδείχθηκε χειρότερη από την ασθένεια.
Χρειάστηκε να επανεφεύρουμε την οργάνωσή μας περισσότερες από μία φορές. Να κρατήσουμε όσα πραγματικά βοηθούσαν τη συνεργασία, να καταργήσουμε όσα είχαν μετατραπεί σε αυτοσκοπό και, κυρίως, να αποδεχτούμε ότι κανένα σύστημα δεν λειτουργεί εξίσου καλά σε όλες τις συνθήκες.
Υπάρχει ένα σωστό σύστημα οργάνωσης;
Οι περισσότεροι πιστεύουν ότι υπάρχει ένας σωστός τρόπος να είσαι οργανωμένος, και ότι το χάος είναι απλώς η απουσία του τρόπου αυτού.
Η εμπειρία μου λέει κάτι διαφορετικό. Κάθε μορφή οργάνωσης εξυπηρετεί συγκεκριμένες ανάγκες, συγκεκριμένους ανθρώπους και μια συγκεκριμένη κλίμακα.
Η στοίβα ήταν αποτελεσματική όσο η πληροφορία χρειαζόταν να είναι προσβάσιμη κυρίως σε μένα. Έγινε πρόβλημα όταν έπρεπε να τη χρησιμοποιούν δεκάδες άλλοι. Και οι διαδικασίες που δημιουργήσαμε για να λύσουμε το πρόβλημα έγιναν με τη σειρά τους πρόβλημα, όταν άρχισαν να απαιτούν περισσότερη δουλειά από εκείνη που εξοικονομούσαν.
Το χάος δεν το φέρνει η έλλειψη τάξης. Το φέρνει η τάξη στο λάθος μέγεθος.
Η οργάνωση μοιάζει με ρούχο: αυτό που σου ταίριαζε πριν από πέντε χρόνια σε στενεύει σήμερα, και αυτό που αγόρασες “άνετο” σε κάνει να σκοντάφτεις.
Για πολλά χρόνια, η ανάπτυξη μιας εταιρείας σήμαινε σχεδόν αναπόφευκτα περισσότερη τυποποίηση. Όσο μεγάλωνε ο αριθμός των ανθρώπων που έπρεπε να συνεργαστούν, τόσο μεγαλύτερη ήταν η ανάγκη να χρησιμοποιούν κοινές διαδικασίες, κοινά αρχεία, κοινές μεθόδους.
Και αυτό συχνά είχε ένα τίμημα: ο καθένας έπρεπε να εγκαταλείψει ένα μέρος από τον προσωπικό του τρόπο οργάνωσης, ακόμη κι αν τον εξυπηρετούσε καλύτερα.
Η τεχνητή νοημοσύνη αλλάζει τους κανόνες
Εδώ η τεχνητή νοημοσύνη ανοίγει μια ενδιαφέρουσα προοπτική.
Για πρώτη φορά έχουμε τη δυνατότητα να οργανώνουμε την ίδια πληροφορία με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με το ποιος τη χρειάζεται και για ποιον σκοπό.
Μπορώ να αναζητώ ένα έγγραφο χωρίς να θυμάμαι σε ποιον φάκελο το τοποθέτησα. Να συνδέω μια απόφαση με μια συνάντηση και με τις εργασίες που προέκυψαν από αυτήν. Να βλέπω τις εκκρεμότητές μου με τον τρόπο που με εξυπηρετεί, ενώ οι συνεργάτες μου βλέπουν τις ίδιες εργασίες με βάση τις δικές τους αρμοδιότητες.
Όλα αυτά προϋποθέτουν, βέβαια, ότι η πληροφορία είναι διαθέσιμη, αξιόπιστη και ότι υπάρχουν κοινοί κανόνες εκεί όπου χρειάζονται. Αλλά η προοπτική είναι ουσιαστική: η συλλογική οργάνωση δεν χρειάζεται πλέον να επιβάλλει σε όλους τον ίδιο τρόπο σκέψης και εργασίας.
Η ΤΝ είναι ίσως ο πρώτος συνάδελφος που μπορεί να ψάξει στη στοίβα σου χωρίς να τη χαλάσει.
Και μπορεί να κάνει κάτι ακόμη πιο ενδιαφέρον: να βοηθήσει έναν άλλον άνθρωπο να καταλάβει τι υπάρχει μέσα σε αυτήν, χωρίς να χρειάζεται κάθε φορά να σε ρωτήσει.
Είναι η δυνατότητα που έλειπε από τη δική μου στοίβα στην Opticom. Ο δεύτερος αναγνώστης.
Ο δυσκολότερος οργανισμός: ο άνθρωπος-πολυεργαλείο
Υπάρχει όμως μια μορφή οργάνωσης ακόμη πιο απαιτητική από εκείνη μιας εταιρείας. Είναι η καθημερινότητα του ανθρώπου που λειτουργεί ως πολυεργαλείο.
Το πρωί διαχειρίζεται μια επιχειρηματική απόφαση. Λίγο αργότερα πρέπει να γράψει ένα κείμενο, να συντονίσει συνεργάτες, να ελέγξει οικονομικές εκκρεμότητες. Στο μεταξύ, υπάρχουν οι ανάγκες του σπιτιού, της οικογένειας, οι προσωπικές υποχρεώσεις.
Κάθε ρόλος απαιτεί διαφορετική πληροφορία, διαφορετικό ρυθμό, διαφορετικό τρόπο σκέψης. Κι όλα αυτά πρέπει να συνυπάρχουν στο ίδιο κεφάλι.
Η εταιρεία μπορεί να αλλάζει οργανωτικό σύστημα κάθε λίγα χρόνια. Ο άνθρωπος-πολυεργαλείο αναγκάζεται να αλλάζει τρόπο οργάνωσης πολλές φορές μέσα στην ίδια ημέρα.
Αυτός είναι ίσως ο χώρος όπου η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμη. Ως ένα εργαλείο που μας βοηθά να περνάμε από τον έναν ρόλο στον άλλον, διατηρώντας τη συνέχεια της πληροφορίας και περιορίζοντας την ανάγκη να θυμόμαστε τα πάντα.
Δεν χρειάζεται κάθε πτυχή της ζωής μας να χωρέσει στο ίδιο καλούπι. Χρειάζεται να μπορούμε να βρίσκουμε αυτό που θέλουμε, όταν το θέλουμε, και να το μοιραζόμαστε όταν πρέπει.
Ποιος χρειάζεται να καταλαβαίνει τη στοίβα σου;
Την επόμενη φορά που κάποιος θα κοιτάξει την αταξία στο γραφείο σας με συγκατάβαση, μην απολογηθείτε αμέσως. Κάντε πρώτα μια ερώτηση:
Για ποιον πρέπει να είναι κατανοητή αυτή η τάξη, και για πόσο καιρό;
Αν η απάντηση είναι «για μένα, για τώρα», ίσως η στοίβα σας να είναι μια χαρά.
Αν όμως η πληροφορία πρέπει να χρησιμοποιηθεί και από άλλους, αν πρέπει να παραμείνει διαθέσιμη όταν εσείς απουσιάζετε ή όταν οι ανάγκες αλλάξουν, τότε χρειάζεται κάτι περισσότερο.
Γιατί τελικά, το πρόβλημα με τη δική μου στοίβα δεν ήταν ότι δεν μπορούσα να βρω το τιμολόγιο.
Ήταν ότι κανένας άλλος δεν μπορούσε.
